Een nieuw online portaal én digitale showroom voor Vesper Europe



Case study: Vesper Europe

Vesper Europe is een internationale speler, met vestigingen in Nederland, Zwitserland en België, die actief is in trading. Zij vinden een nieuw doel voor gebruikt rubber en dragen zo hun duurzaam steentje bij aan de circulaire economie. De nood aan een online portaal en een digitale showroom drong zich echter op, en dan zet Gumbys met plezier hun expertise in! 

Showroom en ERP systeem gezocht

Vesper Europe was op zoek naar een digitale showroom en een achterliggend ERP-systeem. Ze wilden er ook zeker van zijn dat ze dit later ook nog kunnen gebruiken en dat verdere processen erop aangesloten kunnen worden. Ok, ze hadden wel al een softwarepakket op maat, maar dit kon een pak efficiënter. Vesper zat daarenboven in een behoorlijk benarde positie aangezien hun huidige systeem door omstandigheden offline was gegaan. Resultaat? Geen toegang meer tot hun hosting en kostbare data. De oplossing? Gumbys natuurlijk!  

B2B-portaal met nieuwe features

Wij gingen dan ook meteen aan de slag met de opbouw van een showroom met B2B-portaal in Odoo. Dankzij deze showroom kan het sales team een potentiële klant opvolgen. Zo ontvangt Vesper een notificatie van zodra een klant interesse toont in een bepaald product en volgt er automatische communicatie om alles nog vlotter te laten verlopen. 

Nu, tijdens deze gesprekken werd echter al snel duidelijk dat Vesper ook andere operationele taken (ERP -en) futureproof wou maken. Kortom, Odoo moest in de toekomst ook alle achterliggende processen kunnen omvatten. Denk maar aan inkoop- en verkooporders maken, facturatie, productbeheer of stockbeheer. Aan de slag dus! 

Automatiseringen op maat

Zo krijgen klanten die een aanvraag indienen voor een bepaald product, nu automatisch updates over producten die binnen hun interesseveld liggen. Verder hebben we een overkoepelend financieel model voorzien om trading te ondersteunen, en het mogelijk gemaakt om een klantenprofiel op te bouwen. Wat zijn zoal zijn leveringsvoorkeuren of zijn favoriete materialen? Deze info is steeds gekend en al ingevuld van zodra het sales team een order aanmaakt. Handig, toch? 

Naast enkele ‘custom’ features zijn we natuurlijk vertrokken van een implementatie van de standaardmodules van Odoo, zoals aankoop, verkoop, stockbeheer, boekhouding, emailmarketing en de bijhorende rapportages om leads of orders op te volgen. In een volgende fase zullen wij ook het stockbeheer verder onder handen nemen, waarbij men dan de binnenkomende producten kan scannen en de juiste data kan valideren. 

Het eindresultaat

Een futureproof totaalimplementatie

 Het resultaat van onze noeste arbeid? Een professioneel en schaalbaar systeem dat draait op een database waarmee iedereen kan werken. Vesper kan nu dus werken op een efficiëntere en gecentraliseerde manier, met gestandaardiseerde processen. Het nieuwe portaal zorgt er ook voor dat Vespers klanten documenten kunnen uploaden of zelfs zien welke documenten vereist zijn of ontbreken. Er komt in deze sector immers heel wat administratie aan te pas, denk maar aan documenten voor de haven of douane, maar klanten kunnen nu alles centraliseren en downloaden via het fonkelnieuwe portaal. Eén ding is zeker, Vesper is helemaal klaar om de wereld te veroveren!